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Dans cet article, nous vous donnons de précieux conseils pour choisir le bon système d’information du cabinet médical. Nous mettons l’accent sur un aspect souvent négligé dans le processus d’évaluation : l’identification d’exemples pratiques. Ils sont d’une importance cruciale pour comparer sur une base objective les fonctions et les performances des différents systèmes d’information du cabinet médical. Nous vous encourageons donc à solliciter un accompagnement individuel de la part des fournisseurs dans le cadre du processus d’évaluation.

Introduction : le choix du bon système d’information du cabinet médical
Cela fait déjà plusieurs années que nous avons le privilège de soutenir le corps médical suisse sur mandat de FMH Services pour toutes les questions concernant l’informatique du cabinet médical. Dans cet article, nous vous montrons ce qui caractérise un « bon » système d’information du cabinet médical et comment l’identifier parmi la multitude d’offres des différents fournisseurs.

La clé pour faire le bon choix : une évaluation structurée
Une évaluation structurée constitue la base d’un choix durablement bon. C’est pourquoi nous avons développé pour vous l’évaluation de logiciels en cinq étapes. De plus, vous trouverez au milieu du catalogue de logiciels une liste de critères complète qui vous aidera à définir les caractéristiques distinctives des solutions informatiques.

Les exemples tirés de la pratique : un facteur souvent négligé
Malgré les ressources disponibles, nous constatons régulièrement que les médecins négligent un aspect fondamental dans le processus d’évaluation : l’utilisation d’exemples tirés de la pratique à des fins d’évaluation. À quoi vous sert le modèle en cinq étapes et un catalogue de critères détaillé si vous comparez finalement des pommes et des poires dans le processus d’évaluation ?

La bonne préparation : axée sur les tâches fondamentales
Une mesure essentielle que vous devez prendre pour comparer différents systèmes informatiques sur une base objective consiste à identifier préalablement deux à trois exemples tirés de votre pratique quotidienne. En effet, ce n’est que sur la base de ces exemples concrets que vous découvrirez les fonctions et performances des différents systèmes informatiques.

Manque de critères : un défi dans le processus d’évaluation
Généralement, les fournisseurs ne reçoivent pas de critères clairs pour présenter leur solution et ne peuvent donc pas se préparer individuellement à la visite au cabinet. Lors de la présentation des fonctions du logiciel, chaque fournisseur fera donc une présentation sur la base d’exemples fictifs. Souvent, ces exemples, comme celui du patient « Muster-mann », n’ont pas grand-chose à voir avec les déroulements et les exigences réels de votre cabinet. Vous obtiendrez un aperçu impressionnant, mais plutôt superficiel du logiciel. La compréhension des fonctions essentielles et l’évaluation approfondie des performances du logiciel sont laissées de côté. De plus, il devient presque impossible de procéder à une comparaison appropriée de différentes solutions informatiques.

Renoncer aux cas complexes : des exemples proches de la pratique dans le processus d’évaluation
Lorsque vous choisissez des exemples pratiques, nous vous recommandons de ne pas trop vous focaliser sur les cas complexes que l’on ne rencontre que rarement au quotidien. L’objectif n’est pas de mettre le fournisseur à l’épreuve au moyen de scénarios extravagants, mais de choisir des exemples que vous rencontrez régulièrement au cabinet. Un logiciel de cabinet de qualité doit vous apporter un soutien efficace dans l’accomplissement de vos processus et tâches quotidiens. Cela comprend l’administration, l’anamnèse, la documentation et la saisie des prestations ainsi que la facturation. N’oubliez pas qu’une économie de temps de 30 secondes par patient obtenue grâce à l’utilisation du bon logiciel de cabinet peut se traduire par un gain de productivité considérable. Vous et vos patients en profitez directement.

Prix et prestation : une comparaison équilibrée
L’efficience est un aspect important, également lors de la comparaison des prix. La fourchette de prix pour les logiciels de cabinet est large, mais le fournisseur le plus avantageux ne sera pas forcément le meilleur, si le logiciel ne vous apporte pas d’avantages décisifs. Vous devez donc systématiquement évaluer la prestation par rapport au prix et faire en sorte que le logiciel sélectionné réponde au mieux aux exigences de votre cabinet. Sur le long terme, un compromis avantageux vous coûtera plus qu’une solution présentant un bon rapport qualité-prix et adaptée à vos besoins.

Transparence des coûts : extrapolation et comparaison
À un stade avancé du processus d’évaluation, lorsque vous envisagez plusieurs solutions équivalentes, le prix jouera évidemment un rôle décisif. Là, vous devez porter une attention particulière sur les frais supplémentaires et consécutifs qui peuvent résulter d’interfaces, modules complémentaires et contrats de maintenance. Un certain manque de transparence en matière de prix est hélas une réalité dans la branche. Dans les contrats, les différences sont importantes au niveau de l’offre et de l’étendue des prestations. Les exemples tirés de la pratique peuvent également s’avérer utiles dans ce contexte. Ils vous permettent d’évaluer le rapport qualité-prix sur la base des flux de patients et des circonstances spécifiques à chaque cas. Demandez aux fournisseurs de vous présenter pendant le processus d’établissement de l’offre un aperçu transparent des prix et prestations pour disposer d’une base de décision objective.

Conclusion : placer les fournisseurs face à leurs responsabilités
Préparez-vous minutieusement et n’hésitez pas à demander aux fournisseurs de prendre en compte vos besoins individuels à chaque étape du processus de sélection. Accordez suffisamment de temps aux entreprises intéressées pour leur permettre de bien s’y préparer. Cela représente un surcroît de travail pour chacune des parties, mais sera payant sur le long terme. Portez un regard critique sur un fournisseur qui veut gagner votre confiance, mais qui recule devant l’effort. Nous vous souhaitons plein succès pour le choix de votre nouveau système d’information du cabinet médical.

Vous avez des questions ? Nous sommes à votre disposition
Si vous avez besoin d’aide pour choisir et évaluer votre système d’information du cabinet médical, nous vous conseillerons et épaulerons en 2024 également. Grâce à notre savoir-faire et à notre longue expérience, nous pouvons vous accompagner pour cette étape importante. N’hésitez pas à nous contacter.

A Propos
Victoria Pettypool, Head of Operations

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